予約システムとは

近年、歯科医院の業務が多様化した結果、電話やメールに対応する時間が負担になり、予約管理業務に支障が出ている歯科医院が多いのではないでしょうか。

そのような方に、ぜひ導入を検討していただきたいのが歯科専用の「予約システム」です。このページでは、予約システムとはどういう仕組みなのか、また基本的な機能やメリット等を詳しく解説していきます。

予約システム概要

予約システムとは、Webやメール、電話やFAXなど、複数の方法から行われる予約情報をとりまとめ、効率的に一元管理を行うシステムです。登録や変更など、予約に関する一連の操作をシステム内で行うことができます。

予約システムは、レストランやホテル、各種交通機関等、業態や業種を問わず活用されており、日常生活の中でなくてはならい存在となっています。業種によって搭載されている機能が異なり、様々な種類があります。

歯科予約システムについて

歯科医院の予約業務に特化した「歯科予約システム」には、予約情報の管理以外にも、レセコン連携、自動メール送信、顧客管理などの機能が搭載されており、導入することでスタッフの負担を軽減し、より効率的な医院運営ができるようになります。

代表的な機能

予約管理機能

スマートフォンやPCから24時間365日オンラインで予約を受け付けることができます。予約が即時反映されるので、空き状況が把握しやすく、受付や電話による予約も一元管理できます。

メール送信

患者さんから予約やキャンセルの手続きがあった際に、自動で受付メールを送信します。また、予約日時が近づいた際に確認メールを送信する事で、効果的に無断キャンセルを防ぎます。予約システムによってはLINE・SMSでの送信にも対応しています。

統計情報による患者情報の分析

予約システムで収集した患者情報を分析する機能です。新規患者のリストや、男女比率、キャンセル率、住んでいる場所のデータを分析し、業務改善やサービスの向上に役立てることができます。

レセコン連携

予約システムとレセコンを連携させることで患者情報のデータが共有され、入力の手間を省くことができます。予約システムによって対応状況に違いがあるので、導入する前にしっかりと確認する必要があります。

予約システム導入のメリット

予約がしやすい

Web予約は24時間365日受付可能なため、患者さんにとって大変便利な予約方法です。通勤や休憩など、ちょっとした空き時間に予約ができ、医院の開いている時間や受付の混雑具合を気にする必要もありません。また電話予約に比べて心理的な障壁も低く、電話代がかからない事もメリットです。新規の患者さんを増やしたいと考えている方は、必ずWeb予約に対応したシステムを選びましょう。

予約受付・管理業務の効率化

予約管理業務は、予約やキャンセルの度に業務を中断して、予約状況の確認や情報の更新を行うなど、非常に負担がかかる業務です。また、予約件数が増えると、人為的ミスが発生しやすくなり、スケジュールの確認漏れなどでダブルブッキングしてしまう可能性も高くなります。予約システムは最新の状態を管理画面で一覧できるため、予約状況が把握しやすく、人為的ミスを減らしながら業務効率を高めることが可能です。

予約のうっかり忘れを防止

患者さんが予約日時を忘れてしまい、うっかり無断キャンセルしてしまうケースがよくあります。予約システムがあれば、患者さんがスマートフォンやPCを使って予約状況を確認できるようになるのと、予約日直前にメールを送信することで、うっかり忘れを減らすことができます。

患者情報を収集し分析

来院された患者さんのデータを収集・分析することにより、医院経営に役立てることができます。来院数の多い曜日や時間帯、患者さんの年齢層や性別などを分析することで、診察時間帯や治療内容の見直しも進めやすくなります。

予約システム導入のデメリット

利用料が高額になる場合もある

予約システムの利用料は様々で、製品によって大きな違いがあり、初期費用で百万円を超えるシステムもあります。

利用料が安くても、使用可能なPCの数に上限が設けられている場合や、機能の一部がオプションになっている場合、また予約が成立するごとに追加で費用が発生する場合もあるので、実際にかかる費用をしっかりと確認し、コストパフォーマンスの良い製品を選びましょう。

システムの運用に慣れるまで時間がかかる

これまで紙で予約管理をしていた方が、予約システムに慣れるまでには一定期間がかかる場合もあります。サポート体制がしっかり整った製品を選ぶのも重要なポイントです。

予約システムの一般的な導入方法

1医院に合った
システムを選ぶ

まずは各システムのホームページやパンフレット等の資料を見ながら、ご自身の歯科医院に必要と思う機能をピックアップし、それらを網羅したシステムを探します。そこから費用やサポート体制等を比較し、候補を絞り込んでいきます。

2デモ・見積もり依頼

候補を絞り込んだら、デモや見積もりの依頼を行いましょう。ホームページには掲載されていない細かな情報や、実際にかかる費用を知ることができます。

3予約システムの決定

様々な条件を比較して予約システムを選定しましたら、各事業者や販売店等に申し込みを行います。

4導入と運用

導入する際には、担当の営業やサポートと連携しながら設定を行っていきます。実際に運用してみると、事前に想定していなかった問題なども出てきますので、サポート体制がしっかり整っている製品を選びましょう。

まとめ

予約システムとは、どの様なものかご理解いただけたでしょうか。

歯科専用の予約システムを導入することにより、予約業務を効率よく進めることが可能になりますが、それには自院に合ったシステムを選ぶことが重要です。必要な機能をしっかりと把握し、費用も加味したうえでご検討ください。

「失敗しない歯科予約システムの選び方」では、システム選びで失敗しないための３つポイントや、各システムの機能や費用が比較表もご用意しております。ぜひ、こちらも合わせてご覧ください。